Model Data dalam Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran:
Tujuan Utama

•         Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

•         Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Sikklus Pengeluaran:
Keputusan-keputusan penting

•         Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?

•         Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?

•         Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?

•         Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?

•         Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?

•         Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?

•         Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran:

•         Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

–        Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

•         Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

•         Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

–        MRP (material requirement planning)

•         Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

–        JIT (just in time)

•         Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

•         Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?

–        Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

–        Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

•         Dokumen-dokumen dan  prosedur-prosedur:

•         Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

–        Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

–        Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

–        Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

–        Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

•         Apakah keputusan penting itu ?

–        Menetukan pemasok (vendor)

•         Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?

–        Harga, kualitas bahan baku

–        Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

•         Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

•         Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

•         Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

•         Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

•          

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

•         Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

•         Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

•         Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1        Memutuskan apakah menerima pengiriman

1        Memeriksa jumlah dan kualitas barang

•         Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

•         Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

1        Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

Membayar barang dan jasa (layanan):
Menyetujui Faktur Pemasok

•         Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

–        Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

–        Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha

Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:

•         Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

•         Penghapusan faktur vendor (pemasok).  Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

•         Kasir menyetujui faktur

•         Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

•         Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi

•         Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

•         Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

–        Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

–        Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

–        Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.

–        Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

–        Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

•         Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

–        Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian

–        Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

–        Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

–        Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur

•         Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:

•         Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.

•         Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.

•         Valid, otorisasi transaksi dicatat.

•         Transaksi dicatat secara akurat.

•         Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.

•         Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.

•         Apakah ancaman-ancaman itu ?

•         Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan

•         Meminta barang yg tidak dibutuhkan

•         Membeli dengan harga yg dinaikkan

•         Membeli barang berkualitas rendah

•         Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

•         Komisi (kickbacks)

•         Menerima barang yang tidak dipesan

•         Membuat kesalahan dalam penghitungan

•         Mencuri persediaan

•         Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia

•         Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha

•         Kehilangan data

•         Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?

•         Sistem pengendalian persediaan

•         Analisis kinerja pemasok

•         Persetujuan permintaan pembelian

•         Batasi akses ke permintaan pembelian kosong

•         Konsultasi daftar harga 

•         Pengendalian anggaran

•         Gunakan daftar pemasok yang disetujui

•         Persetujuan pesanan pembelian

•         Pemesanan pembelian sebelum penomoran

•         Larangan hadiah dari para pemasok

•         Insentif ke semua rekening pengiriman

•         Pengendalian akses phhisik

•         Cek ulang akurasi faktur

•         Pembatalan pengepakan voucher

Model Data Siklus Pengeluaran

•         Penggabungan model data REA kedua-duanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain.

•         Apakah contoh-contohnya?

–        Tanggal dan jumlah tiap pembelian

–        Information tentang dimana barang-barang disimpan

–        Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman

Model Data Siklus Pengeluaran

•         Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.

•         Mengapa ?

–        Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.

–        Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.

Model Data Siklus Pengeluaran

•         Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?

–        Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengieiman terpisah untuk mememnuhi satu pesanan pembelian.

–        Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman.

–        Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal.